実りある会議にするために、会場レイアウトは大切なポイントです。スクール形式やシアター形式など、テーブルと椅子の配置によって、会議にふさわしいスタイルがあります。

会社の好みや定番のスタイルがあるかもしれませんが、いま一度、レイアウトについて考えてみませんか？

代表的な会場スタイルと、どんな内容の会議に適しているのか、また、レイアウトを効果的に生かす会議運営について紹介します。

正面に司会席があり、あとは対面する形ですべてのテーブルが配置されているスタイルを、スクール形式と呼びます。

学校の先生と生徒のような関係です。したがって、そのようなテーブル配置になっている場合、司会席から発表者が一方的に話をし、あとの参加者は話を聞いたりメモをとったりするだけで良い……というときに向いています。

正面に設置されたプロジェクターのスクリーンを見ながら説明する、発表者の話を聞くなど、報告会タイプの会議には、スクール形式がおすすめです。

また、手元で確認する資料が多い場合も、各自に適度なスペースがあるので便利なスタイルといえます。

ロの字のようにぐるりとテーブルを配置したスタイルです。司会席を含めぐるりと囲むような形になるため、正面を見つつ、かつ、参加者同士も顔を合わせられます。

司会者が進行をしながら、参加者からの意見も聞くような会議に向いています。例えば支店ごとの予算説明や情報開示など、参加者それぞれが発言の機会を得るようなときです。妨げがないためスクリーンを見ることもでき、机上に資料を置いたりメモをとったりしやすいため、定例会議はこのスタイルをとるところが多いようです。

長テーブル2台の長辺同士を付けて島にし、会場内にいくつか配置、司会席は別に設けるスタイルです。テーブル面積が広くなるので、資料の共有がしやすく、かつ、正面も見やすいという利点を備えています。

同じ島に座っている参加者同士でコミュニケーションをとりやすいので、例えば、会議中にグループごとの協議が必要な場合に向いています。展開に合わせてグループ単位で何かを考え、それを発表し、司会者がとりまとめをする……長時間にわたって会議をして、ひとつの答えを導き出すようなときです。研修や参加型のセミナーなど、参加者が活発に意見を交換しやすいスタイルと言えるでしょう。

会議室の中をどのようにレイアウトするかは、担当者のセンスの見せどころです。漠然と決めるのではなく、会議の目的や、どんなふうにリードしたいのかを明確にしたうえで、テーブル配置をチョイスしてください。

実りある会議にできるかどうかは、的確な会場レイアウトにかかっています。会場レイアウトを吟味して、スムーズな会議運営に役立ててください。